Productividad

Todo el mundo en un proyecto tiene expectativas, y muchos han enfrentado problemas cuando estas no se alinean con la realidad. Por esta razón, queremos compartir tres áreas que han sido detectadas por Procore, plataforma de administración de proyectos de construcción basada en la nube, donde suelen incrementarse las expectativas ’peligrosas’ para tu empresa, además de recomendaciones para saber lidiar con ellas.
Las fechas límite a veces no son realistas

Uno de los ejemplos que más me gusta integrar cuando toco el tema de las fechas límite es el de la expansión de la planta de energía nuclear Vogtle, situada en el Condado de Burke en Georgia, Estados Unidos. Aquellos involucrados en este proyecto tienen historias sorprendentes sobre retrasos de proyectos.

En un punto, aún luego de actividades críticas que significaron retrasos promedio de 325 días, los ejecutivos del proyecto continuaban incrementando las expectativas de lograr que el cronograma volviera a su camino. Los participantes del proyecto no lo lograron. La expectativa era ’completar 2.3% del proyecto por mes hacia el final de año’. En lugar de eso, el promedio mensual de julio a diciembre fue de 0.7%, de acuerdo con el reporte del Engineering News Record.

Las expectativas de fechas límite son muy difíciles de sobrellevar porque van al corazón del proyecto, el cual está basado en tiempo, y el tiempo es dinero. Hay diferentes teorías sobre cómo establecer fechas límite. Algunos dicen que se debería comprimir el cronograma porque ’el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible’. Otros dicen que deberías de imponer metas agresivas para que la gente se desempeñe mejor de lo que normalmente lo hace. También están aquellos que pretenden que pongas fechas de entrega que reflejen una suma del tiempo estimado. Hay muchas otras teorías, pero en donde todas se quedan cortas, es cuando se establecen fechas límites irreales de cumplir.

Una fecha límite utópica crea expectativas que no son realistas. Por ello, aquí te compartimos algunas opciones en las que puedes basar tu proyecto. ¿Cómo hacerlo? Toma nota de las opciones:

1. Ajusta una escapatoria a una fecha límite poco realista. Podrías reasignar recursos para hacer que la meta sea más realista. Algunas veces, si analizas bien el calendario puedes ’encontrar tiempo’ que no sabías que tenías.
2. Mejora la forma como realizas tus actividades para que una fecha límite se acomode con la realidad. Si no puedes hacer que una fecha límite funcione, será necesario que des aviso a las personas involucradas. Sabemos que esto nunca es fácil, especialmente si tienes inversionistas que van a perder dinero. Esa es la ventaja de cuando ayudas a la gente a enfrentar la realidad tempranamente, es menos doloroso en el largo plazo.
3. Haz que la gente se enfrente con la realidad, así, estará lista para observar soluciones que no habías considerado antes. Todo se reduce a mostrar opciones para reducir pérdidas. Si no puedes cumplir con las expectativas, podrías ayudar a reducir el impacto.
La falta de recursos hace que la gente se moleste

Todos los que formamos partes de cualquier proyecto esperamos tener suficientes recursos para completar las tareas a las que nos enfrentamos. No importa si los encargados de la planeación se han dado cuenta de que pueden hacer sus actividades con dos personas menos o con solo una parte del equipo, lo importante es que las personas se encuentren disponibles para trabajar. Este es un conflicto clásico que ocurre entre aquellos que son dueños de los proyectos, quienes los planean, y aquellos que deben ejecutar el trabajo.

La gente que planea el trabajo busca en las cifras históricas de productividad, estimados y métodos usados para decidir el personal y el nivel de equipo. Si ellos son altamente experimentados y también consideran los niveles de experiencia en las cuadrillas que van a hacer el trabajo, su plan debería de ser adecuado. Sin embargo, no es posible, o incluso necesario, tomar en cuenta todo el potencial disponible. Eso significa que hay momentos en que los recursos no son adecuados. Y, es ahí cuando la expectativa se convierte en una decepción.

Es mejor atender las expectativas de recursos tan pronto se sepan

No importa si son empleados, subcontratistas o proveedores de materiales, si su trabajo va a ser más complicado porque no tienen lo que ellos pensaron que tendrían, vas a enfrentarte con gente molesta.

Así que es necesario enfrentar las restricciones de recursos lo antes posible. Tal vez puedas reordenar las labores para que el desabasto desaparezca. O, podrías descubrir que puedes sustituir recursos en un lugar, mientras creas una baja de material en otro lugar en el que sea más sencillo lidiar con ella. En otras ocasiones, podrías decidir que la falta de recursos es aceptable porque tienes espacio en el calendario. Cuando no puedes solucionarlo , deja que la gente lo sepa a tiempo y que tenga suficiente información para que sepan qué esperar y cuándo esperarlo.
El gran problema con las expectativas de los inversionistas
Todo el mundo involucrado en un proyecto es un inversionista, pero cada uno tiene diferente nivel de interés y de paciencia. Cuando las expectativas de un accionista no se están cumpliendo, tienes un problema más grande que cuando no cumples con un proveedor de materiales. Las expectativas de todos son importantes, pero cuando tienes que decidir entre dos de ellas, debes contar con un claro entendimiento de cuál es la más importante. Esto se vuelve turbio cuando el dueño tiene suplentes, como los banqueros, representantes de seguros y gente de diseño, actuando en su nombre. Mantenerlos alineados es retador, pero la comunicación será la clave.

’Las expectativas de todos los involucrados en un proyecto son importantes, pero cuando tienes que decidir entre dos de ellos, tienes que tener un claro entendimiento de cuál es la más importante.’

A las personas no les gustan las sorpresas, así que mantenlos informados. De igual importancia es que les pidas retroalimentación, para que todos sepan que su punto de vista es bienvenido. Mantente especialmente atento de los inversionistas, aunque tu propio equipo parezca desinteresado. La gente se involucra en proyectos por muchas razones y, si resienten que su ambiente ha cambiado, o si están desinteresados en su trabajo, suponen un riesgo para el proyecto porque pueden hacer omisiones por falta de interés.

Al no comunicar aspectos clave y puntos de vista internos a tiempo, se podría poner en riesgo todo el calendario del proyecto. Si una parte del equipo no comunica puntualmente de los cambios y contratiempos que tiene, porque otros temas le resultaron más importantes, podría ocasionar que cuando dicha información no llegue nunca o cuando esta se conozca ya sea muy tarde.

No importa cuál sea tu rol en un proyecto de construcción, tú labor afecta las expectativas de otros, aún cuando no dependan de que te presentes. Si manejas algún aspecto del proyecto, tu efecto en las expectativas se incrementa inmensamente. Cuando entiendes los lugares en los que tú afectas a las expectativas y te encargas de ellas, te empoderas a ti mismo y a los que te rodean.